Managers opérationnels, organisez votre calendrier managérial comme un pro
Le calendrier managérial est sans doute l'un des outils les plus sous-côtés de l'arsenal du Manager. Et pourtant, il en est l'un des fondamentaux. Voyons ça de plus près dans cet article.
Soyons clairs.
Sans calendrier managérial, vous ne pilotez rien : vous réagissez. Vous perdez la maîtrise de votre posture, votre autorité s’effrite, et votre charge mentale explose.
Votre équipe avance dans le flou, sans cap clair ni feedback régulier. Les tensions s’installent faute d’espaces d’échanges formels.
Les objectifs ne sont plus tenus, car les écarts ne sont ni vus ni corrigés à temps. Les collaborateurs se démotivent, stagnent ou partent. Les autres services subissent vos dysfonctionnements.
L’entreprise perd en efficacité, en cohésion et en crédibilité.
Gardez en tête que le chaos ne vient pas du terrain, il vient d’un management absent.
Un Manager Solide structure, anticipe et tient le cadre : c’est sa responsabilité première.
C'est parti.
1. Clarifiez les finalités de votre calendrier managérial
Votre calendrier n’est pas un agenda de RDV. C’est un outil de pilotage au service de :
la tenue des objectifs et suivi de l’action,
la performance de l’équipe et les ajustements éventuellement nécessaires,
la régularité de votre posture pour assurer légitimité informelle et cohérence managériale,
la réduction du "bruit" et vous libérant de l’improvisation.
2. Fixez les temps managériaux incontournables
Ce sont les temps sur lesquels vous ne ferez jamais l'impasse. Pensez hygiène managériale, comme vous penseriez hygiène corporelle. Normalement vous ne sortez de chez vous sans vous être lavé qu'en cas d'urgence (n'est-ce pas ?), eh bien pour les temps incontournables du calendrier managérial c'est la même chose.
Voici les temps à placer dans votre calendrier, dans l'ordre.
1. Votre temps de individuel de manager
quotidien
1h30, minimum
objet : traitement de votre administratif, emails et structuration de votre management autour des 5 missions fondamentales,
2 . Entretiens Annuels d'Evaluation (EAE)
(surprenant, je sais)
annuel
3h (minimum) par subordonné
objet : faire le point sur la performance (ne confondez pas avec l'entretien professionnel)
3 . Entretiens collectifs avec l'équipe
bi-hebdomadaire (ouverture et fermeture de semaine)
45 minutes (à ajuster selon la taille de l'équipe)
objet : ouverture, "où allons-nous cette semaine ?", et fermeture de semaine "où sommes-nous allés cette semaine ?"
4. Entretiens individuels
hebdomadaire, bi-mensuels ou mensuels (je sais c'est large mais votre activité et la taille de votre équipe sont décisives ici)
45 minutes (à ajuster selon la taille de l'équipe)
objet : ouverture, "où allons-nous cette semaine ?", et fermeture de semaine "où sommes-nous allés cette semaine ?"
5. Moments informels de connexion
quotidien (par exemple au café)
15 / 20 minutes
objet : garder du lien humain pur
Suivez une philosophie stricte
Si vous êtes manager opérationnel, notez que vous êtes manager avant d'être opérationnel. Tous ces points (informels inclus) constituent la priorité de votre action en entreprise et doivent être inscris dans votre agenda Outlook / Google comme des rendez-vous fixes, non annulables sauf urgence réelle.
Protégez ces créneaux comme vous protégeriez un RDV client ou une deadline critique. En cas d’imprévu, planifiez à nouveau, ne supprimez jamais sans avoir prévu un autre créneau.
Si vous souhaitez vous faire aider pour structurer l'animation de votre équipe, prenez contact.
A votre solidité
Olivier KAMEL